Bài viết được trích dẫn từ nguồn: Cách viết Email chuẩn khi phỏng vấn xin việc của TS. Trần Đức Huân, mời bạn đọc tham khảo.
Bài viết này là phần thứ 3 trong chuỗi bài Bí quyết phỏng vấn xin việc. Như quý bạn đọc và các em sinh viên đã biết, trước khi cuộc phỏng vấn xin việc diễn ra (trả lời phỏng vấn, hỏi nhà tuyển dụng), mỗi ứng viên cần vượt qua vòng 1 từ lúc có được thông tin tuyển dụng hoặc thông tin vị trí việc làm: Viết liên hệ xin việc. Trong thời đại công nghệ hiện nay, phần lớn việc trao đổi thông tin bước đầu diễn ra trên internet, theo đó các cách liên hệ phổ biến là: viết mail xin việc (gửi kèm cv); nộp hồ sơ trực tuyến qua các ứng dụng việc làm (như Vietnamworks, Linkedin,…). Trong các hình thức trên, viết email xin việc có gửi kèm CV vẫn là hình thức phổ biến nhất. Trong bài viết này, Huân sẽ hướng dẫn các bạn:
- Cách viết một mail xin việc hay
- Cách nhận và trả lời các phản hồi từ nhà tuyển dụng
Trước khi lần lượt đi vào từng chủ đề, chúng ta hãy tìm hiểu Lợi ích mà một CV ấn tượng, cũng như một Email xin việc chuẩn mang lại là như thế nào nhé.
Lợi ích của Email xin việc chuẩn và một CV ấn tượng
Tưởng tượng thế này nhé: em đang là một người đi tuyển dụng (nhân sự cho một vị trí việc làm tốt, thu nhập cao, cạnh tranh lớn), và trong thông báo tuyển dụng có để lại email liên hệ cho các ứng viên quan tâm liên hệ. Em mong chờ nhận được điều gì? À, ừ, thì tất nhiên sẽ có “bão email xin việc” dội về tài khoản, trong đó sẽ phân loại ra ba dạng như sau: 1. Những email xin việc hết sức “ngớ ngẩn”; 2. Những email xin việc “trung bình”; và 3. Những email xin việc ấn tượng. Và rồi, ở vị trí này, em sẽ chọn ai đi phỏng vấn? Ờ, đương nhiên những email loại 3 mới có cửa, nhỉ?
Đấy, lợi ích của một email xin việc hay và một CV ấn tượng là thế, nó sẽ giúp:
- Để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng
- Thể hiện mình là ứng viên nặng ký (kỹ năng trình bày tốt, có sự quan tâm và cam kết với công việc,…)
- Cơ hội được gặp gỡ cho vòng “phỏng vấn xin việc” được tăng lên rất rất nhiều
Thế thì còn chần chừ gì nữa mà không học ngay kỹ năng này? Tiếp tục nhé các em!
Cách viết email xin việc chuẩn
Đầu tiên: Sửa những sai lầm cơ bản
Việc viết một email hay ngoài yếu tố trình bày chuẩn, tốt nhất chúng ta nên tránh hoặc hạn chế tối đa những điều gây mất thiện cảm trong mắt nhà tuyển dụng, như sau:
1. Địa chỉ email thiếu nghiêm túc
Thông thường trong suốt thời gian sinh viên, mỗi chúng ta sẽ sử dụng một hoặc nhiều email cho các mục đích khác nhau. Nhiều email thậm chí có lịch sử hàng chục năm, gắn bó với mỗi người và thường để lại kỉ niệm nào đó. Những email lập khi “còn trẻ” thường “thiếu chuyên nghiệp” và đôi khi “hơi trẻ con”. Những địa chỉ email kiểu lãng mạn và mơ mộng như: cobedethuong123@gmail.com (cô bé dễ thương); anhchanglangtu@yahoo.com (anh chàng lãng tử)… hoặc đại loại như thế tốt nhất không nên sử dụng khi viết liên hệ xin việc. Lời khuyên của Huân là em hãy lập một email mới cho mục đích xin việc. Email mới có thể bao gồm các yếu tố sau:
họ tên + điều ấn tượng (ví dụ: tranduchuan.sport@gmail.com)
họ tên + điều tự hào (ví dụ: tranduchuan.smart@gmail.com)
họ tên + địa danh (ví dụ: tranduchuan.tb@gmail.com)
họ tên + chuyên môn (ví dụ: tranduchuan.cokhi@gmail.com)
họ tên + trường học (ví dụ: tranduchuan.humg@gmail.com)
Khi bắt đầu đi làm, chúng ta cần thể hiện sự nghiêm túc và cần hơn sự chín chắn. Bắt đầu từ địa chỉ email mới nhé.
2. Tên hiển thị email thiếu tin cậy
Tên hiển thị khi gửi email đi thì người nhận mới nhìn thấy và thường xuyên để ý. Nếu không cẩn thận, chúng ta sẽ gây khó chịu cho người nhận. Người gửi đi thường ít quan tâm tới cái này. Theo đó, ba lỗi thường gặp trong việc cài đặt và hiển thị Tên email thường là: không phải tên thật; không có dấu; hoặc không viết hoa theo chuẩn.
Để tên hiển thị email đúng chuẩn (với Gmail), quý bạn có thể làm theo các bước sau:
Bước 1: Vào Settings (Cài đặt) trong Gmail -> Sau đó chọn Accounts and Import (Tài khoản và Nhập) và Chọn edit info (chỉnh sửa thông tin)
Bước 2: Nếu tên chưa chuẩn (Đầy đủ họ tên, tiếng Việt có dấu, viết HOA đúng chuẩn) thì tích chọn ô dưới và nhập tên hiển thị mới khi email gửi đi. Sau đó nhấn Save Changes (Lưu thay đổi)
Với 2 bước nêu trên, bạn đã điều chỉnh Tên hiển thị đúng chuẩn, điều này giúp tạo sự tin tưởng cho người nhận mail.
3. Chữ ký email thiếu chuyên nghiệp
Chữ ký email là một chi tiết nhỏ trong mỗi thư điện tử được gửi đi. Mặc dù là chi tiết nhỏ nhưng nó là một phần khá quan trọng và thể hiện rất rõ “sự chuyên nghiệp” của người gửi thư. Để có một chữ ký email chuyên nghiệp, hãy bổ sung những thông tin dưới đây vào chữ ký:
- Họ và tên
- Nghề nghiệp / chuyên môn
- Số điện thoại liên hệ
- Các thông tin khác như: website, email, facebook, zalo,…
Những thông tin này giúp nhà tuyển dụng tìm hiểu và liên lạc với bạn dễ dàng hơn.
Để tạo chữ ký email với tài khoản Google (Gmail), bạn có thể làm theo các bước sau: Vào Settings (Cài đặt), chọn tab General (Chung), kéo xuống phía dưới chỗ Signature (Chữ ký) và thêm thông tin chữ ký, cuối cùng nhấn Save changes (Lưu thay đổi) phía dưới cùng để lưu thông tin chữ ký. Thông tin này sẽ được sử dụng cho tất cả các email gửi đi.
Với các bước trên chúng ta đã cài đặt được thông tin chữ ký một cách chuyên nghiệp.
Sau khi kiểm tra và chỉnh sửa 3 lỗi về địa chỉ email, tên hiển thị, và thông tin chữ ký, chúng ta bắt tay vào việc viết email xin việc nhé.
Cách viết email xin việc với cấu trúc chuẩn
Một email xin việc chuẩn sẽ có cấu trúc theo tiêu chuẩn. Cấu trúc này bao gồm những phần sau:
- Tiêu đề email
- Nội dung email
- Các tài liệu đính kèm
Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu các mục này.
1. Tiêu đề email
Để viết một tiêu đề chuẩn, trước tiên bạn cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng vì rất có thể ngay trên đó đã có hướng dẫn “cú pháp” cho tiêu đề. Nếu có thì bạn hãy đọc cẩn thận và nhớ làm theo, tốt nhất đừng sáng tạo trong trường hợp này. Việc làm đúng theo hướng dẫn (cú pháp) giúp người nhận email lọc và sắp xếp email được dễ dàng. Nhớ, đừng sáng tạo trong trường hợp này nhé.
Nếu thông tin tuyển dụng chỉ nói chung chung là ứng viên quan tâm xin gửi hồ sơ về email abc@xyz.com thì đây là lúc bạn cần phải biết cách viết tiêu đề sao cho đơn giản và giúp người nhận “muốn đọc thư”. Cú pháp của tiêu đề email gửi tới nhà tuyển dụng có thể như sau:
Họ và tên + Ứng tuyển vị trí (ví dụ: Trần Đức Huân – Ứng tuyển vị trí Giám đốc sản xuất Công ty ABC)
Ứng tuyển vị trí + Họ tên + Số điện thoại (Ví dụ: Ứng tuyển Trưởng phòng Kinh doanh – Trần Đức Huân – 0972848404)
Xong, phần tiêu đề email thế là ổn. Tiếp theo.
2. Nội dung email xin việc
Tới phần nội dung email, bạn cần quay lại chương trình “ngữ văn” thời phổ thông nhé, a hi hi. Ý là cần trình bày như viết văn, tức là bố cục phần nội dung sẽ gồm:
- Mở đầu (chào hỏi, giới thiệu)
- Nội dung chính (bày tỏ lý do, đưa ra mong muốn xin việc)
- Kết thúc (chào tạm biệt, để lại tài liệu)
Lần lượt tìm hiểu từng phần nhé.
2.1 Mở đầu mail xin việc
Hãy mở đầu bằng lời chào trang trọng tới người để lại thông tin hoặc bộ phận phụ trách. Bạn nhớ tìm hiểu kỹ và hết sức cẩn thận với Chức danh, học vị của người nhận là cá nhân, vì nếu sai, hoặc thiếu thông tin là gay go nhé.
Lời chào mở đầu có thể như sau:
Kính gửi anh/chị ABC – Phòng Nhân sự Công ty XYZ, (phẩy, xuống dòng mới viết tiếp)
Dear Mr./Ms CBA – Phòng Nhân Sự công ty ZyX, (phẩy, xuống dòng mới viết tiếp)
Kính gửi Phòng Tuyển Dụng – Công ty TNHH Tập đoàn Trần Đức Huân, (dấu phẩy, xuống dòng mới viết tiếp)
Nên hạn chế dùng “Thân gửi”, “Xin chào Anh/chị” vì hơi thiếu sự trang trọng.
Sau lời chào là “giới thiệu ngắn gọn” về bản thân. Phần giới thiệu này có thể bao gồm: họ tên + tuổi + chuyên môn đã theo học (ví dụ: tên tôi là Trần Đức Huân, 25 tuổi, và chế tạo máy là lĩnh vực chuyên môn của tôi). Hết lời chào và giới thiệu, chúng ta chuyển sang nội dung chính của email.
2.2 Nội dung xin việc của email
Phân nội dung này rất quan trọng vì nó thể hiện “sự phù hợp” cũng như “sự cam kết” của bạn với vị trí việc làm. Chính vì vậy hãy đưa ra những lý do thuyết phục để nhà tuyển dụng phải “wow” với những lý lẽ của bạn. Bạn có thể tham khảo những nội dung nên đưa ra ở phần này:
- Lý do biết tới thông tin tuyển dụng
- Đưa ra lý do về năng lực và thế mạnh để cho thấy bạn phù hợp với công việc (ngắn gọn, tránh liệt kê những thông tin đã có trong tài liệu gửi kèm)
- Cam kết nếu làm tại vị trí đó sẽ “sinh lợi” cho công ty
- Bổ sung: các thông tin được thể hiện trong CV hoặc/và Cover Letter đính kèm
Ví dụ: Tôi được biết quý Anh/chị đang tìm ứng viên cho vị trí Trưởng phòng sản xuất qua Fanpage của Công ty. Tôi có chuyên môn sâu trong lĩnh vực chế tạo cơ khí và có nhiều năm kinh nghiệm trong việc quản lý và tổ chức sản xuất tại các doanh nghiệp cơ khí liên doanh và thấy mình có đủ năng lực, cũng như đáp ứng các yêu cầu cho vị trí Trưởng phòng sản xuất tại quý Công ty. Tôi tin rằng nếu làm việc tại công ty, tôi sẽ phát huy được khả năng, giúp xây dựng công ty ngày một phát triển. Những thông tin chi tiết về tôi, Anh/chị vui lòng xem tại CV đính kèm.
Những nội dung đưa ra như trên có thể coi là vừa đủ.
2.3 Kết thúc email xin việc
Cuối email, chúng ta sẽ gửi lời cám ơn, cũng như gửi gắm mong muốn nhận được thông tin phản hồi từ phía nhà tuyển dụng.
Trước khí nhấn nút “gửi thư” hãy nhớ kiểm tra lại:
- Đính kèm CV (Lý lịch) và/hoặc Cover Letter (Đơn xin việc)
- Kiểm tra lỗi chính tả
- Đọc lại và chỉnh sửa lần cuối, và gửi.
Dưới đây là một email xin việc hoàn chỉnh được tổng hợp có chỉnh sửa từ trên xuống để bạn tiện theo dõi:
[Tiêu đề] Ứng tuyển vị trí Trưởng phòng Sản xuất – Trần Đức Huân – 0972848404
————-
Kính gửi anh Đỗ Bảo Toàn – Phòng Nhân sự, Công ty CP Tập Đoàn Huân Đẹp Zai Đẳng cấp Quốc Tế,
tên tôi là Trần Đức Huân, 33 tuổi, lĩnh vực chuyên môn là Chế tạo máy.
Thông qua Vietnamworks, tôi được biết quý Anh/chị đang tìm ứng viên cho vị trí Trưởng phòng Sản xuất tại quý công ty. Tôi có chuyên môn sâu trong lĩnh vực chế tạo cơ khí và có nhiều năm kinh nghiệm trong việc quản lý và tổ chức sản xuất tại 2 doanh nghiệp cơ khí liên doanh Nhật Bản. Tôi thấy mình có đủ năng lực, cũng như đáp ứng các yêu cầu cho vị trí Trưởng phòng sản xuất tại quý Công ty. Tôi tin rằng nếu làm việc tại công ty, tôi sẽ phát huy được hết khả năng và góp phần xây dựng công ty ngày một phát triển. Những thông tin chi tiết về tôi, Anh/chị vui lòng xem tại CV đính kèm.
Tôi rất mong nhận được phản hồi sớm từ quý Anh/chị.
Trân trọng cảm ơn!
—
Trần Đức Huân,
Mobile: 0972848404
Email: tranduchuan.com@gmail.com
Fanpage: https://www.facebook.com/tranduchuanalife/
——————
[ Gửi CV đính kèm theo email xin việc ]
Xong, như vậy chúng ta đã viết xong một email xin việc tương đối ấn tượng. Bước tiếp theo là làm CV ấn tượng nữa.
Tùy theo yêu cầu ngành nghề, môi trường kinh doanh hoặc văn hóa công ty, chúng ta sẽ lựa cách để viết CV xin việc ấn tượng. Nếu bạn chưa biết cách viết CV xin việc đẹp và ấn tượng và cần một vài mẫu CV đẹp thì hãy đón đọc phần tiếp theo của chuỗi bài viết này. Trước khi gửi email, hãy nhớ đính kèm CV, nhé.
Nhận và trả lời phản hồi
Sau khi thư được gửi đi, giờ là lúc chờ đợi phản hồi. Sẽ có những tình huống sau xảy ra:
- Bặt vô âm tín (không thấy phản hồi)
- Hẹn phỏng vấn (tuyệt vời, phản hồi tích cực)
- Từ chối phỏng vấn (oh no, phản hồi tiêu cực)
Chúng ta cùng tìm hiểu cách xử lý nhé.
Không thấy phản hồi
Nếu vào trường hợp này, bạn sẽ làm gì? Tiếp tục chờ đợi? Hay thôi, bỏ cuộc? Theo kinh nghiệm cá nhân Huân, bạn nên “gửi lại email xin việc một lần nữa“. Việc gửi lại email có thể thực hiện bằng cách “forward” (chuyển tiếp) email xin việc đã gửi từ lần trước. Nhớ kiểm tra lại xem email lần trước có lỗi hoặc sai sót gì không nhé. Tại sao nên gửi lại? Lý do nè:
- Nếu mỗi ngày người (bộ phận) phụ trách nhận hàng trăm email thì có thể sai sót, nhầm lẫn, hoặc bỏ sót không? Chắc có nhỉ (và có thể rơi đúng vào email của mình nữa)
- Người ta đã nhận, đã đọc nhưng trong lúc đó đang bận chuyện khác nên có thể quên thì sao? Cần nhắc lại!
- Nếu người ta đã nhận, đã đọc và đang phân vân có nên gọi bạn này đi phỏng vấn không thì sao? Liên hệ lại thì khả năng cao sẽ được gọi phỏng vấn, nhỉ.
3 lý do này có đủ để bạn nhấn nút “forward” không? Làm chứ nhỉ. À, trong nội dung email forward nhớ bổ sung thông tin dạng như “Kính gửi lại Email xin việc từ (họ tên) + (cho vị trí việc làm). Mong Anh/chị xem lại và phản hồi sớm. Trân trọng cảm ơn“.
Hẹn lịch phỏng vấn
Trường hợp nhận được phản hồi tích cực như này là quá tuyệt rồi. Trong email phản hồi nhà tuyển dụng thường sẽ hẹn ngày/giờ/địa điểm phỏng vấn. Bạn cần chắc chắn lưu lại lịch để không bị quên hoặc nhầm lịch nhé. Khi nhận được email dạng này hãy “trả lời” với đại ý “Cám ơn Anh/chị rất nhiều. Em sẽ đến phỏng vấn theo lịch” và hãy bắt tay ngay vào việc chuẩn bị cho trả lời phỏng vấn và hỏi nhà tuyển dụng.
Từ chối email xin việc
Gặp phải email phản hồi tiêu cực như này là điều không ứng viên nào mong muốn. Nếu không may bị từ chối thì hãy nhớ bạn vẫn còn cơ hội nhé, cơ hội chưa hẳn là hết. Cơ hội mong manh còn lại sẽ nằm ở Email cảm ơn. Ngạc nhiên không? Tại sao lại phải gửi Email cảm ơn khi đã bị từ chối? Đây nhé:
- Nhà tuyển dụng đánh giá cao “thái độ” và “sự cam kết” của ứng viên
- Nếu được phỏng vấn và cám ơn thì có bình thường? Có nhỉ. Nhưng đây bị loại mà vẫn cảm ơn, có khác thường? Có chứ. Cơ hội ở đây.
- Nếu nhận được lời cảm ơn khi bị từ chối, em có nghĩ ứng viên là người “cầu thị” và “chuyên nghiệp”. Có đó.
Vì vậy, hãy gửi lại email cảm ơn khi chẳng may bị từ chối. Cơ hội chưa hẳn đã hết, nhé.!
Tạm kết
Trên đây là hướng dẫn cách viết email xin việc chuẩn để gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng. Quý bạn đọc hãy lưu lại để sử dụng khi cần và đặc biệt hãy chia sẻ cho những người cần những lời khuyên này nhé.
Nếu các bạn có thêm kinh nghiệm gì, hãy comment phía dưới để trao đổi và chia sẻ nhé.
Thân, Huân Đẹp Zai.
Trên đây là giới thiệu bài viết về cách viết Email chuẩn khi phỏng vấn xin việc. Hy vọng các bạn có thể rút ra những kinh nghiệm và có sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn tới nhé,
Xem tiếp Phần 4: Cách viết CV tạo ấn tượng khi phỏng vấn xin việc.
Để lại một phản hồi